Verwerkersovereenkomst

Versie 31 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst is onderdeel van de aanvullende voorwaarden voor installateurs. Ze geldt tussen:

• het bedrijf dat als installateur BoilerBuddy gebruikt en die voorwaarden heeft aanvaard, de verwerkingsverantwoordelijke ("je" of "de installateur"); en
• Peters Development, handelend onder de naam BoilerBuddy, Bijsterhuizen 2414, 6604 LL Wijchen (Nederland), KvK 77119185, de verwerker ("wij").

Begrippen zoals persoonsgegevens, verwerking en inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) hebben de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) eraan geeft.

1. Onderwerp en duur

1. Deze overeenkomst gaat over de persoonsgegevens die de installateur in BoilerBuddy vastlegt of door BoilerBuddy laat verwerken: zijn klanten (naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, notities en locaties), de meetgegevens van zijn apparaten bij die klanten, de uitnodigingen om mee te kijken en de aanvragen die via de installateursindex binnenkomen. Bijlage 1 beschrijft ze precies.
2. Ze loopt zolang de aanvullende voorwaarden voor installateurs lopen, en daarna tot we de gegevens hebben teruggegeven of verwijderd volgens artikel 12.
3. Niet onder deze overeenkomst valt wat wij als verantwoordelijke zelf verwerken, zoals de accounts van gebruikers, de apparaten die een klant zelf bezit (ook na een overdracht), betalingen, het doorsturen van een aanvraag uit de index en de beveiliging van de dienst. Daarvoor geldt de privacyverklaring.

2. Aard en doel van de verwerking

1. Aard. We slaan de gegevens op, ordenen ze en tonen ze in het portaal aan wie daar volgens de rechten toegang toe heeft. We rekenen met de metingen (samenvattingen, status, meldingen, de besparingsschatting), sturen e-mails (meldingen, uitnodigingen, aanvragen), maken back-ups en verwijderen gegevens als de installateur dat doet of de bewaartermijn verstrijkt.
2. Doel. Alleen om de installateur de dienst BoilerBuddy te leveren: zijn klanten bijhouden, de apparaten bij zijn klanten beheren, meldingen sturen, klanten laten meekijken en aanvragen tonen.
3. We gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor reclame, verkopen ze niet en maken er geen profielen mee.

3. Soort gegevens en betrokkenen

1. Betrokkenen: de klanten van de installateur (particulieren, en contactpersonen van zakelijke klanten), de bewoners of gebruikers van de plekken waar zijn apparaten hangen, de mensen die hij uitnodigt om mee te kijken, en de mensen die hem via de index een aanvraag sturen.
2. Gegevens: contactgegevens, adressen, notities, locaties, meetgegevens en technische gegevens van apparaten, uitnodigingen en aanvragen, zoals in bijlage 1 staat.
3. De installateur legt geen bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en geen gegevens over strafrechtelijke veroordelingen vast, en geen burgerservicenummers of andere nationale identificatienummers.

4. Alleen op instructie

1. We verwerken de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de installateur. Als instructies gelden de aanvullende voorwaarden, deze overeenkomst en wat de installateur en zijn leden in het portaal doen, zoals gegevens vastleggen, wijzigen, delen, uitnodigen en verwijderen. Andere instructies geeft hij per e-mail aan info@boilerbuddy.eu.
2. Verplicht de wet ons tot een andere verwerking, dan laten we dat vooraf weten, tenzij die wet dat verbiedt.
3. Vinden we dat een instructie in strijd is met de AVG of andere regels over gegevensbescherming, dan laten we dat meteen weten.

5. Geheimhouding

1. Wie bij ons toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht, door een overeenkomst of door de wet.
2. Toegang tot het beheer heeft alleen een klein aantal beheerders, allemaal met tweestapsverificatie. Zij kijken alleen in de gegevens als dat nodig is om de installateur te helpen, een storing op te lossen of misbruik te stoppen, of als de wet het vraagt.

6. Beveiliging

1. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). Op dit moment:
   • alle verbindingen met de website, het portaal en de API zijn versleuteld (https);
   • wachtwoorden, API-sleutels van apparaten en de links in uitnodigingen slaan we alleen als hash op;
   • geheimen, zoals de sleutel voor tweestapsverificatie, staan versleuteld in de database, en sessies zijn versleuteld;
   • iedere gebruiker kan tweestapsverificatie aanzetten; voor beheerders is het verplicht;
   • rechten per rol: eigenaar, beheerder en monteur binnen het bedrijf, kijker of installateur bij delen. Klantgegevens en notities zien alleen de leden van de installateur;
   • limieten op inloggen en op formulieren, tegen misbruik;
   • de server staat in Duitsland, bij LumaDock, met een firewall en automatische beveiligingsupdates;
   • elke nacht een back-up, 14 dagen bewaard, met een versleutelde kopie buiten de server bij een opslagdienst in de EU. Die dienst kan de inhoud niet lezen;
   • foto's van installateurs slaan we op zonder de gegevens die in het bestand zaten, zoals de plek waar ze zijn gemaakt.
2. We mogen maatregelen aanpassen aan nieuwe techniek of risico's, maar nooit zo dat de beveiliging minder wordt.
3. De installateur zorgt voor zijn kant: wie lid is en met welke rol, goede wachtwoorden, tweestapsverificatie, en een vertrekkende collega meteen uit de leden halen.

7. Subverwerkers

De installateur geeft ons toestemming om deze subverwerkers in te schakelen:

1. Een nieuwe subverwerker, of een andere in plaats van een bestaande, melden we minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan de eigenaren van het bedrijf. De installateur kan in die tijd met redenen bezwaar maken. Komen we er samen niet uit, dan kan hij de overeenkomst vóór de wijziging kosteloos opzeggen, en krijgt hij terug wat hij vooruit betaalde voor de tijd daarna.
2. We leggen elke subverwerker schriftelijk dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. We blijven tegenover de installateur verantwoordelijk voor wat zij doen.

8. Doorgifte buiten de EER

De gegevens blijven in de Europese Economische Ruimte. Doorgifte daarbuiten doen we nu niet. Gebeurt dat later toch, dan alleen met passende waarborgen volgens hoofdstuk V van de AVG, en nadat we het volgens artikel 7 lid 1 hebben gemeld.

9. Rechten van betrokkenen

1. De installateur beantwoordt zelf verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, verbetering, verwijdering of bezwaar. Veel kan hij in het portaal: gegevens van een klant wijzigen, een klant verwijderen, meekijken stoppen.
2. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het zonder onnodige vertraging door aan de installateur. We beantwoorden het niet zelf, tenzij hij ons dat vraagt.
3. Wat hij niet zelf in het portaal kan, zoals een export van de metingen van een apparaat, doen we op zijn verzoek, binnen een redelijke termijn.

10. Datalekken

1. Ontdekken we een datalek bij gegevens van de installateur, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na de ontdekking, per e-mail aan de eigenaren van het bedrijf.
2. We geven daarbij wat we weten: wat er is gebeurd, welke soort gegevens en hoeveel betrokkenen en gegevens het ongeveer betreft, de waarschijnlijke gevolgen, wat we hebben gedaan en voorstellen om de gevolgen te beperken, en wie het aanspreekpunt is. Wat we later te weten komen, vullen we aan.
3. De installateur beslist of hij het lek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkenen. Wij melden het niet namens hem, tenzij hij ons dat vraagt of de wet het voorschrijft. We helpen hem met de informatie die hij daarvoor nodig heeft.
4. We houden alle datalekken bij, met wat we eraan hebben gedaan.

11. Hulp bij een DPIA

Moet de installateur een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) doen, of vooraf de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen, dan helpen we met de informatie die we over BoilerBuddy hebben. Kost dat meer dan een redelijke inspanning, dan spreken we vooraf de kosten af.

12. Einde: teruggeven en verwijderen

1. Eindigt de overeenkomst, dan geven we de installateur op zijn verzoek een export van zijn gegevens: zijn klanten en de metingen van zijn apparaten, in een gangbaar formaat zoals CSV. Hij vraagt die vóór het einde of uiterlijk binnen 30 dagen daarna.
2. Daarna verwijderen we de gegevens, uiterlijk 30 dagen na het einde, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Uit de back-ups zijn ze verdwenen als hun bewaartermijn van 14 dagen voorbij is.
3. Op verzoek bevestigen we dat de gegevens zijn verwijderd.
4. Apparaten die de installateur aan een klant heeft overgedragen, zijn van die klant. Hun gegevens vallen niet meer onder deze overeenkomst.

13. Informatie en audit

1. We geven de installateur op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat we ons aan deze overeenkomst en artikel 28 AVG houden, zoals een beschrijving van de beveiliging en de lijst van subverwerkers.
2. Is dat niet genoeg, dan mag de installateur een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding verplicht is. De audit is op kosten van de installateur, ook voor de redelijke tijd die het ons kost, hooguit eens per jaar (behalve na een datalek of op verzoek van een toezichthouder), en wordt minstens 30 dagen vooraf aangekondigd. Hij verstoort de dienst niet en geeft geen toegang tot gegevens van anderen.
3. Vindt de audit tekortkomingen bij ons, dan herstellen we die op onze kosten.

14. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid tussen de installateur en ons geldt artikel 10 van de aanvullende voorwaarden voor installateurs. De rechten van betrokkenen volgens artikel 82 AVG blijven gelden. Een boete die een toezichthouder aan een partij oplegt, draagt die partij zelf.

15. Overige

1. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de aanvullende voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het om de verwerking van persoonsgegevens gaat.
2. Wijzigingen gaan zoals in artikel 12 van de aanvullende voorwaarden staat.
3. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de rechtbank Gelderland.

Bijlage 1: gegevens, betrokkenen, doel en bewaartermijn